کاربرد ماتریس آیزِنهاوِر برای افزایش بازدهی در تولید محتوا

نمی دانم در حال حاضر در چه سطحی از تولید محتوا هستید .

آیا جزو تولید کننده های محتوایی هستید که  غاز می چرانید و پشه می پرانید و شاید سالی یک پروژه بتوانید بگیرید آن هم به صورت کوتاه مدت ، یا جزو تولید کننده های محتوایی هستید که وقت سرخاراندن ندارید و روزانه چند ده پروژه را به خاطر کمبود زمان رد میکنید .

مشخصا اگر از نوع اول هستید ولی دوست دارید که راه پولسازی از تولید محتوا را یاد بگیرید در انتهای مقاله چند پیشنهاد خوب برایتان دارم . اگر هم جزو دسته دوم هستید و از کارهای زیادی که روی هم تلمبار شده اند گیج شده اید و تمرکزتان را از دست داده اید پیشنهاد میکنم از ماتریس آیزِنهاوِر برای مدیریت زمان و افزایش بهره وری تان استفاده کنید .

کمی در مورد دوایت آیزِنهاوِر بدانیم

Dwight Eisenhower دوایت آیزِنهاوِر یکی از موفقیت ترین افرادی است که در زندگی دیده اید .

او سی و چهارمین رئیس جمهور آمریکا بود که دو دوره متوالی و از سال های 1953 میلادی تا 1961 میلادی این سمت را بر عهده داشت. او در دوران خدمتش، برنامه های فوق العاده ای را پیاده سازی کرد. احداث بزرگراه های بین ایالتی در ایالات متحده امریکا، راه اندازی اینترنت (DARPA)، سفر به فضا (NASA) و استفاده ی صلح آمیز از منابع انرژی جایگزین (قانون انرژی هسته ای) از اقداماتی بود که در زمان او انجام شد.

کمی در مورد دوایت آیزِنهاوِر بدانیم

کمی در مورد دوایت آیزِنهاوِر بدانیم

او قبل از اینکه رئیس جمهور شود، یک ژنرال پنج ستاره ی ارتش امریکا بود که فرماندهی ارشد متفقین در جنگ جهانی دوم را بر عهده داشت؛

او هم چنین رئیس دانشگاه کلمبیا و اولین فرمانده ی ارشد ناتو بود. با این حال، سرگرمی هایی مثل گلف و نقاشی رنگ روغن را هم دنبال می کرد.

آیزِنهاوِر این بازدهی را برای دهه ها به همین شکل حفظ کرد و در این زمینه مهارت فوق العاده ای داشت؛ و جای تعجب نیست که این روزها متدهای او در مدیریت زمان، مدیریت کار و افزایش  بازدهی را افراد بسیار زیادی به کار میگیرند.

معروف ترین استراتژی او ماتریس آیزنهاور است که یک ابزار تصمیم گیری ساده است.

پس بیایید کار کردن با آن را یاد بگیریم.

راستی چند هفته پیش یک تکنیک دیگه هم برای افزایش بهره وری معرفی کردیم :

چگونه به کمک ماتریس آیزنهاور بازدهی بیش تری داشته باشیم ؟

استراتژی آیزنهاور در زمینه ی مدیریت کارها بسیار ساده است. با استفاده از این ماتریکس، شما کارهایتان را بر اساس چهار احتمال تقسیم بندی می کنید.

  1. ضروری و مهم (کارهایی که باید فورا انجام شوند)
  2. مهم، ولی نه ضروری (کارهایی که برنامه ریزی می کنید بعدا انجام دهید)
  3. ضروری، ولی نه مهم (کارهایی که به فرد دیگری می سپارید)
  4. نه مهم و نه ضروری (کارهایی که باید حذف شوند)

یکی از قابلیت های جالب ماتریس آیزنهاور این است که ما می توانیم از این نوع اولویت بندی هم برای برنامه ریزی های کلی تر و طولانی مدت تر مثل برنامه ریزی هفتگی یا ماهانه استفاده کنیم و هم می توانیم برای برنامه ریزی لحظه ای یا روزانه برای اینکه همین لحظه تصمیم بگیریم چه کاری انجام بدهیم یا در یک روز تصمیم بگیریم کدام کارها را انجام بدهیم و کدام ها را نه ، هم استفاده می شود.

و مشخصا در کار تولید محتوا هم ما می توانیم از همین ماتریس استفاده کنیم و تصمیم بگیریم کدام یکی از کارهای مان واجب تر و ضروری تر هستند و کدام نه .

همین استراتژی ساده مطمئن باشید می تواند نقطه پرتاب شما به بالاترین سطح بهره وری و بازدهی در کار تولید محتوا باشد . مشخصا همه ما می دانیم که در کار فریلنسری تولید محتوا هر چه قدر دست مان تند تر باشد و بتوانیم در مدت زمان کمتر تعداد بیشتری کلمه بنویسیم و تعداد بیشتری پروژه انجام دهیم درآمدمان هم چند می تواند چند برابر شود .

 

چگونه یک کتاب حداقل ۲۵۰۰۰ کلمه ای در ۱ هفته بنویسیم ؟

تفاوت کارهای فوری و مهم در ماتریس آیزنهاور

“چیزی که مهم است به ندرت فوری است و چیزی که فوری است به ندرت مهم است.” دوایت آیزنهاور

کارهای فوری : کارهایی هستند که باید در لحظه انجام شوند و اگر انجام نشوند و یا به تعویق بیافتند ممکن است نتیجه و عواقب بدی برای ما داشته باشند.

کارهای مهم : کارهایی هستند که حتما باید آنها را انجام دهیم و انجام آنها می تواند تاثیر زیادی در زندگی و موفقیت شخصی و کاری ما داشته باشد .

برت مک کِی “کارهای مهم آن دسته از کارهایی هستند که در اهداف بلند مدت ما جای دارند.”

تفکیک این تفاوت ها کار آسانی است ولی تصمیم گیری برای اجرای آنها در دراز مدت کار نسبتا دشواری است. دلیل علاقه ی من به ماتریس آیزنهاور اینست که چارچوب واضحی برای تصمیم گیری در مورد انجام کارها و تداوم آنها در برنامه ریزی روزانه به ما میدهد  .

تفاوت کارهای فوری و مهم در ماتریس آیزنهاور

تفاوت کارهای فوری و مهم در ماتریس آیزنهاور

سریع ترین راه برای انجام یک کار، انجام ندادن آن است!

نه فکر نکنید که ما می خواهیم بگوییم هیچ کاری نکنید و هر روز روی کاناپه لم بدهید و تلویزیون تماشا کنید و منتظر باشید پول از آسمان برایتان واریز شود !

بلکه این پیشنهاد آدم های موفق با عملکرد بالاست .

این کارهایی که نباید انجام بدهید کارهایی هستند که چون غیر مهم هستند و شما را از ارزش ها و هدف هایتان دور می کنند باید  از برنامه تان حذف کنید و آنها را به هیچ وجه انجام ندهید . و این سخت ترین تصمیم در این تکنیک است .

ما معمولا از روی تنبلی و اهمال کاری خودمان را مشغول کارهای بی ارزش میکنیم و دائما از خودمان می پرسیم که  چه طور می توانیم “بازدهی بیش تری داشته باشم” یا دنبال راهکارهایی هستیم که “شب نخوابیم و بیشتر کار کنیم”!

تیم فریس می گوید: “پر مشغله بودن بدترین نوع تنبلی است – تنبلی فکری و انجام کارهای درهم و برهم.

ماتریس آیزنهاور به این خاطر از نظر من خیلی مهم است که ما را به سمتی می برد که فکر کنیم آیا واقعا انجام این کار ضروری است یا نه و این به این معناست که احتمال حذف کردن کار های بیهوده از انجام دادن آنها بیش تر می شود .

تجربه شخصی خودم : من این تکنیک را چند ماهی است که در برنامه روزانه خودم استفاده میکنم و قطعا اعتقاد دارم که استفاده از این تکنیک در اولویت بندی کارهای روزانه باعث شد در حال حاضر بتوانم خیلی به برنامه هدفم نزدیک تر شوم و حتی بعضی روزها در یک روز چیزی حدود 10 هزار کلمه یا بیشتر هم محتوا تولید کنم و در کنار آن به کارهای دیگر و تفریح هم برسم.

روش استفاده از ماتریس آیزنهاور در اولویت بندی کارها

اولین کاری که باید همین الان آن را انجام دهید و بعد به سراغ مراحل بعدی بروید این است که لیستی از تمام  کارهای تان( حتی کارهایی که به نظرتان مسخره  و جزئی هستند ) بنویسید .

در قدم دوم باید تمام کارهایی که لیست کردید را در یکی از این 4 دسته قرار بدهید :

  1. مهم و فوری
  2. مهم ولی غیر فوری
  3. غیر مهم ولی فوری
  4. غیر مهم و غیر فوری

 

روش استفاده از ماتریس آیزنهاور در اولویت بندی کارها

روش استفاده از ماتریس آیزنهاور در اولویت بندی کارها

1- کارهای مهم و فوری چه کارهایی هستند ؟

کارهایی که جزو گروه کارهای مهم و فوری قرار میگیرند یا احتمالا کارهایی هستند که کاملا به صورت غیر قابل پیش بینی برای تان پیش آمده و مجبور هستید آن را انجام دهید .

مثلا مدیرتان همین چند لحظه پیش از شما خواسته که کاری مهم را انجام دهید و تا یک ربع دیگر برایش بفرستید .

یا کارهایی هستند که از روی تنبلی و اهمال کاری برای دقیقه 90 گذاشته اید . مثلا طبق برنامه ریزی از یک هفته قبل باید 5 مقاله برای شرکتی می نوشتید و تحویل می دادید ولی هر روز آن را عقب انداخته اید و امروز مهلت تان تمام شده و باید تحویل شرکت بدهید .

مشخصا مورد دوم که ناشی از اهمال کاری خودمان هست را می توانیم با تکنیک ها برنامه ریزی و راهکارهایی برای دوری از اهمال کاری در زمان خودشان انجام بدهیم که دقیقه 90 ما را گرفتار نکنند ولی برای کارهای اول نمی توانیم خیلی برنامه ریزی و پیش بینی داشته باشیم و به همین خاطر همیشه باید زمان مشخصی از برنامه ریزی روزانه مان را برای این کارهای غیر قابل پیش بینی بگذاریم تا غافل گیر نشویم .

 

2- کارهای مهم ولی غیر فوری چه کارهایی هستند ؟

این دسته از کارها جزو کارهای الماسی شما هستند که حتما باید با دقت و تمرکز بالایی آنها را در زمان مشخص انجام بدهید و نگذارید برای دقیقه 90 بمانند تا به کارهای عجله ای و بی کیفیت تبدیل شوند. این کارها دقیقا کارهایی هستند که شما را به اهداف اصلی زندگی و کاری تان می رسانند . پس در بهترین شرایط و پر انرژی ترین ساعات روز باید آنها را انجام دهید .

 

3-  کارهای غیر مهم ولی فوری چه کارهایی هستند ؟

این دسته از کارها دقیقا برعکس دسته دوم جزو کارهایی هستند که باعث می شوند از هدف های مان هر روز دورتر شویم .

این کارها معمولا کارهایی هستند که از طرف دیگران به ما محول می شوند و اگر قدرت « نه » گفتن در زندگی نداشته باشیم باعث می شود از کارهای مهم خودمان عقب بیافتیم و هر روز در گودال کارهای بی اهمیت و بی نتیجه بیشتر فرو رویم .

مثلا ممکن است شما در حال نوشتن یک مقاله ای باشید که نیاز به تمرکز بالا دارد و باید حتما امروز آن را انجام دهید و ارسال کنید . اما در همین زمان یکی از همکاران تان وارد می شود و از شما می خواهد به او یاد بدهید که چگونه می تواند یک نامه اداری خوب برای مدیر یک شرکت دیگر بنویسید . مشخصا اگر بخواهید به او توضیح بدهید یا حتی قبول کنید که کار او را راه بیاندازید قطعا از کار خودتان می مانید و شاید مجبور شوید تا پاسی از شب مشغول نوشتن مقاله باشید . بنابراین بهترین راهکار در مورد این نوع کارها یک « نه » حرفه ای و مودبانه به همکارتان است و یا اینکه به او بگویید که در نیم ساعت آخر ساعت اداری می توانید به او کمک کنید که به این شکل ارتباط تان هم کمتر آسیب ببیند .

اما بدترین کار این است که خودتان را گرفتار و غرق این نوع کارها کنید و اطرافیان تان را عادت بدهید که هر زمان که کار داشتند می توانند روی شما حساب باز کنند . در این صورت مطمئن باشید کل زندگی تان به کارهای پوچ و بی اهمیت انجام دادن برای دیگران میگذرد .

4- کارهای غیر مهم و  غیرفوری چه کارهایی هستند ؟

مگر بی ارزش تر از این کارها ( که البته نمی توانیم حتی بهشان کار بگوییم ) هم وجود دارد ؟

اینا دقیقا کارهایی هستند که معمولا در طول روز بارها و بارها و برای شانه خالی کردن از مسئولیت انجام کارهای مهم به آنها رو می آوریم و با انجام دادن تعداد زیادی از آنها در طول روز کل برنامه ریزی روزانه مان را نابود میکنیم و آخر شب هم خودمان را خسته و کوفته به تخت مان می رسانیم و خودمان را گول میزنیم که من این همه امروز کار کردم و انقدر سرم شلوغ بود که نتوانستم به کارهای دیگر برسم .

چگونه ماتریس آیزنهاور را اجرا کنیم ؟

بعد از دسته بندی کارهایتان در 4 دسته ای که گفتیم حالا زمان آن رسیده که برای اجرای آنها تصمیم بگیرید :

مشخصا اولویت اصلی شما در طول روز باید کارهای مهم و فوری باشد . تا جایی که ممکن است برنامه تان را برای انجام این نوع کارها خالی کنید تا کارهای مهم و فوری را در اسرع وقت انجام دهید.

اولویت دوم کارهای مهم اما غیر فوری هستند . این کارها جزو کارهایی هستند که باید برنامه ریزی کنید تا در زمان های مشخص در طول روز یا هفته آنها را انجام دهید .

و در نهایت مهم ترین قسمت این تکنیک این است که کارهای غیر مهم و غیر فوری را از زندگی تان برای همیشه حذف کنید و بیرون بیاندازید .

خلاصه تصویری  ماتریس آیزنهاور

خلاصه تصویری ماتریس آیزنهاور

چگونه کارهای غیر مهم و غیر فوری را حذف کنیم و از آنها دوری کنیم ؟

نکته بسیار مهمی که در ماتریس آیزنهاور وجود دارد رسیدن به این درجه از تصمیم گیری و درست و انتخاب آگاهانه برای حذف کارهای غیر مهم و غیر ضروری است .و مشخصا زمانی این انتخاب و تصمیم گیری سخت تر می شود که اصلا ندانیم چه می خواهیم و چه هدفی داریم و رسالت مان چیست .

دو سوال مهم می تواند عملکرد ماتریس آیزنهاور را برای ما آشکار کنند:

  1. من با چه هدفی کار می کنم؟
  2. ارزش های مهم زندگی من کدامند؟

این ها سوالاتی است که باید انقدر با خودتان کلنجار بروید که در نهایت پاسخی درست برای آنها پیدا کنید . تاز مانی که ندانید چه کار می خواهید بکنید و هدف تان چیست نمی توانید کارهایتان را طبق این ماتریس دسته بندی کنید،  اما زمانی که به این نتیجه رسیدید که دقیقا هدف تان در کار و زندگی چیست قطعا این تصمیم گیری و اولویت بندی کارهای روزانه تان خیلی راحت تر می شود .

اول مقاله قول دادم یک سری پیشنهادهای آموزشی برای تولید کننده های محتوایی داشته باشیم که می خواهند پروژه بیشتری بگیرند:

۵ حقیقت گفته نشده در مورد پولسازی به روش « فریلنسر با پیژامه »!

چگونه با شناخت فریلنسینگ می توانید مثل من درآمد ماهانه چند ده میلیونی داشته باشید ؟

آموزش روش های افزایش فروش محتوا و جذب مشتری برای یک فریلنسر تولید محتوای حرفه ای ( ۱۰ راهکار امتحان شده)

۵ ترفند افزایش درآمد برای یک فریلنسر تولید محتوا تازه کار (راهکارهای جذب مشتری بیشتر )

مراقب باشید این ۸ اشتباه را به عنوان فریلنسر تولید محتوا مرتکب نشوید (تجربه شخصی نویسنده)

چگونه با وبلاگ نویسی و تولید محتوا روزانه حداقل ۱۲۰ هزار تومان درآمد کسب کنیم ؟

 

مطالب مرتبطی که پیشنهاد میشه مطالعه کنید!

۱ دیدگاه. دیدگاه تازه ای بنویسید

  • یه نکته ای رو میخواستم به این مقاله اضافه کنم. در مورد کارهای مهم و فوری باید این بدونیم که هرچقدر کار هایی از این جنس داشته باشیم تنش بیشتری رو لازمه تحمل کنیم. تصور نکید در یک روز ۶تا کار مهم و فوری دارید که باید همه این کارها رو انجام بدید. چقدر استرس و اضطراب رو لازمه تحمل کنیم تا این ۶تا کار انجام بشه؟
    راه بهتر اینکه کارهای مهم رو قبل از اینکه تبدیل به کارهای فوری بشن انجام بدیم. یعنی اجازه ندیم کارهایی که میدونیم امروز یا فردا باید انجام بدیم وارد لیست کارهای دقیقه نودی بشن و قبل از وارد شدن کارها به این لیست انجامشون بدیم. اینجوری کارهای مهم و فوری تعدادش کمتر میشه و با خیال راحت تر و البته استرس کمتری میتونیم انجامشون بدیم.
    *برگرفته از کتاب هفت عادت مردمان موثر نوشته استفان کاوی.

    پاسخ

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

این فیلد را پر کنید
این فیلد را پر کنید
لطفاً یک نشانی ایمیل معتبر بنویسید.

فهرست