ما در رایتینا با محدودکردن حق استفاده از اینترنت مخالفیم. مخالفت کنید

10 تکنیک عالی برای مدیریت زمان در محیط کار

  1. خانه
  2. مهارت‌های نرم
  3. مدیریت زمان
  4. 10 تکنیک عالی برای مدیریت زمان در محیط کار

حدس می‌زنم شغلی که در حال حاضر دارین، هر چی که هست، شما به خاطرش صبح‌ها از خواب بیدار می‌شین و خیلی خوشحال در حالی که فکر می‌کنین حسابی مقرراتی هستین و مدیریت ساعات کاری رو بلدین، یه صبحونه‌ی خوشمزه واسه خودتون درست می‌کنین و نرمش و ورزش هم می‌کنین تا آماده‌ی کار بشین.

خلاصه زندگی شما به جریان میفته و انگار سوار ماشین اون روز می‌شین و حرکت. همه چی خوبه تا این که یه دفعه چشم باز می‌کنین و می‌بینین مدت‌هاست تو ترافیک گیر کردین! وقتی به میز کارتون می‌رسین، حس می‌کنین از دنیا و قشنگیاش ناامید شدین… روی صندلیتون می‌شینین و می‌رین سراغ رسیدگی به پروژه‌ای که خیلی وقته مدام به تعویقش انداختین ولی فکرش همش تو سرتون می‌چرخه و راحتتون نمی‌ذاره. تو همین حال هستین که یهو یادتون میاد جلسه داشتین و بله، به اون هم قراره دیر برسین!

بالاخره جلسه رو تموم می‌کنین و تا از سالن بیرون میاین، یه ایمیل براتون میاد. ازتون خواسته شده که یک ساعت از وقتتون رو به کاری اختصاص بدین و شما با خوندن این پیام، چه حسی خواهید داشت؟ حس تلخ از دست دادن ساعاتی که به دست خودتون هدر رفته و حسرت می‌خورین که کاش قدرشون رو بیشتر می‌دونستین! ولی مگه شما چی کار کردین؟ حتما با خودتون می‌گین من که خیلی مسئولیت‌پذیر و قانون‌مندم، چرا اوضاعم این طوری می‌شه آخه؟یعنی کجای مدیریت ساعات کاری خودم رو غلط انجام می‌دم که همش شکست می‌خورم؟

یه خبر خوب براتون دارم. روش‌هایی وجود دارن که اگه ازشون استفاده کنین، می‌تونین تمام زمان‌هایی که از دست دادین رو برگردونین! واقعا شدنیه! در واقع اصلا از دستشون نمی‌دین که بخواین برشون گردونین. روش‌هایی که به شما می‌گه چطور زمان رو مدیریت کنین و دیگه به خاطر کمبود زمان توی محیط کار، کلافه و سردرگم نمیشید و کارهاتون هم به موقع انجام میشه.

 

10 تکنیک زیر به عنوان صمیمی‌ترین دوستان شما، هر جا که باشین کنارتون خواهند بود:

بدونید که در حال حاضر وقت خودتون رو چطور می‌گذرونین؟

کاری که باید انجام بدین اینه که یه دفتر بردارین و به مدت یک هفته ریز به ریز کارهایی که در طول شبانه‌روز انجام می‌دین رو یادداشت کنین. تمام فعالیت‌هاتون رو بنویسید و هیچی رو جا نندازین. شما قراره بفهمین زمانتون کجا می‌ره، چون احتمالا تا قبل از این همش گیج می‌شدین از این که این همه وقتی که داشتین یهو کجا غیب شد!

قدم بعدی اینه که به یادداشت‌هاتون نگاه کنین و روی فعالیت‌هایی که بیشترین بازده کاری رو داشتن تمرکز کنین.

خب که چی؟

شما باید ببینین توی چه ساعاتی، مفیدترین و پربازده‌ترین فعالیت‌هاتون رو انجام دادین.  اون ساعات رو به خاطر بسپرین یا پایین دفترتون یادداشت کنین. در آخر متوجه خواهید شد که چه قدر از وقتتون رو صرف فکر کردن، گفتگو، و فعالیت‌های غیرضروری یا غیرمرتبط با هدفتون کردین.

این کارتون باعث می‌شه که دستتون بیاد و کم‌کم روی اون ساعاتی که باید به برنامه‌های اصلی و اهداف کاریتون اختصاص بدید، مسلط بشین و زمان های اضافی تون رو کنترل کنین تا به این قسمت خدشه وارد نشه. به این تمرین ادامه بدین تا سرانجام زمانی از روز رو که بیشترین بازده رو دارین بشناسین و بدونین که چه موقع باید روی پروژه‌هاتون کار کنین که بهترینِ خودتون بروز پیدا کنه.

وقتشه یه برنامه روزانه ایجاد کنین و بهش پایبند باشین.

این مرحله خیلی مهمه، اون قدر که شما نباید روزتون رو بدون داشتن یه لیست مرتب کاری شروع کنین! بعد از پایان هر روز کاری، یه لیست جون‌دار و پربار از ضروری‌ترین کارهاتون که روز بعد باید انجام بدین، درست کنین. این لیست قراره وقتی سر کار هستین، حسابی به دادتون برسه و از گنگی نجاتتون بده. وقتی شما تموم جزئیات اون چه که باید بهش برسین رو می‌نویسین، به مغزتون نظم می‌بخشین و از پرت شدن حواستون جلوگیری می‌کنین. هر وقتم یادتون بره که چه کاری می‌خواستین انجام بدین یا اولویت‌بندی کارها رو فراموش کنین، این لیست باز هم نجاتتون می‌ده. قول می‌دم بعد از یه مدت اصلا دیگه نتونین بدون برنامه‌ی روزانه زندگی کنین و یه جورایی شبیه افراد مبتلا به آلزایمر، وابسته‌ی این عامل بیرونی می‌شین و باید بگم که این اتفاق اصلا بد نیست، تازه خیلی هم عالی و به نفع شماست.

در ضمن یه نکته‌ی جالب دیگه اینه که وقتی خوابین هم ناخودآگاهتون برنامه‌ها رو دنبال می‌کنه، جوری که وقتی صبح بیدار می‌شین، یه نگاه کلی به اتفاقات اون روز توی سرتون دارین و مثل گذشته با ابهام و استرس روبه‌رو نیستین.

اگه احیانا نتونستین شب قبل از خواب لیستتون رو بنویسید، صبح به محض بیدار شدن این کارو انجام بدین و یادتون نره که به مرور زمان لیست خودتون رو بهبود ببخشین و بهترش کنین، ایراداتش رو برطرف کنین و هر خلاقیتی که بلدین اعمال کنین تا دقت لیستتون بالا بره.

می‌دونم که الان سوال مهمی تو سرتونه و دارین با خودتون می‌گین:

آخه چطور به تمام کارها رسیدگی کنیم؟

جوابش این جاست!

اصل اولویت‌بندی رو رعایت کنین.

برای این که استفاده از لیستتون براتون راحت‌تر باشه، باید اولویت‌بندی داشته باشین.

کافیه کارهایی که کم‌تر از بقیه ضروری و فوری هستن رو حذف کنین و در ادامه اون دسته اموری که ارزش بیشتری دارن رو شناسایی کنین و اول به اون‌ها رسیدگی کنین.

مثلا شما قراره تو یه روز با همکارتون ملاقات داشته باشین، برای اتاقتون صندلی جدید سفارش بدین که خیلی هم بهش نیاز دارین، کارهای تکمیلی پروژه‌ی مهمتون رو انجام بدین و دانشجوهای کارآموز شرکت رو هم مدیریت کنین.

به نظرتون کدومش از اهمیت کم‌تری برخورداره؟

ممکنه سفارش صندلی رو به روز بعد موکول کنین؟ اگه یه روز دیگه هم روی صندلی کهنه‌ی قبل بشینین، اتفاق خاصی نمیفته!

با دوستتون هم اون قدر صمیمی هستین که ازش بخواین قرار اون روز رو کنسل کنه؟ چون ظاهرا دانشجوهایی که توی کارگاه منتظر شما هستن، وقتشون رو گذاشتن و منتظرن شما برین به تهیه گزارششون کمک کنین. حله دیگه!

به همین راحتی می‌شه اولویت کارها رو مشخص کرد. تازه اگه خوب پیش برین، لازم نیست سفارش صندلی رو روز بعد انجام بدین، بعد از اتمام کارهای مهم، برین سراغ اون و با خیال راحت خرید کنین.

یه چیزی رو متوجه شدین؟ تو کارهای بالا یه دو دستگی وجود داره: مهم بودن و ضروری بودن.

داریم به جاهای جذابی می‌رسیم! درسته، تموم اون کارهایی که ضروری هستن از اموری که مهم هستن، کم‌ارزش‌ترن.

پس الان 4 نوع کار روزانه داریم:

  • کارهایی که هم مهم هستن و هم ضروری.
  • کارهایی که مهم هستن اما ضروری نیستن.
  • کارهایی که مهم نیستن اما ضروری ان.
  • کارهایی که نه مهم هستن نه ضروری!

جالبه که بدونین اولویت‌بندی این 4 دسته قبلا توی ماتریس مدیریت زمان که به ماتریس آیزنهاور (Eisenhower Matrix) معروفه، مطرح شده و با استفاده از اون می‌تونیم خیلی قشنگ و آسون برای خودمون مشخص کنیم که چی رو باید زودتر انجام بدیم، چی رو دیرتر، یا اصلا انجامش ندیم!

دسته‌ی اول: کارهایی هستن که هم خیلی برامون اهمیت دارن هم باید فورا بهشون رسیدگی بشه، پس واضحه که اول از همه باید بدوییم اونا رو انجام بدیم.

دسته‌ی دوم: اموری هستن که با وجودی که فوری نیستن اما چون مهم ان، یعنی به هدف ما مربوطن پس باید تلاش کنیم تمرکز طولانی‌مدت روشون بذاریم و ازشون غافل نباشیم.

دسته‌ی سوم: کارهایین که باید اون‌ها رو به حداقل برسونیم و یا اگر امکان داشت، حذفشون کنیم. مهم‌ترین دلیلش هم اینه که ممکنه به خاطر کوتاهی یا برنامه‌ریزی ضعیف فرد دیگه‌ای به وجود اومده باشن و در اصل ارزشی برای ما ندارن.

و اما دسته‌ی چهارم: این کارها ارزش کمی دارن و از اون جایی که ضروری هم نیستن، پس چه بهتر که کلا حذف بشن و وقت ما رو بیشتر از این نگیرن.

همون طور که دیدین، ماتریس آیزنهاور واقعا چیز خوبیه! توی تمام لیست‌هاتون ازش استفاده کنین و لذتشو ببرین!

گروه‌بندی کردن رو بلدین؟ این جا به کارتون میاد.

کاری که حالا باید انجام بدین اینه که کارهای مشابه رو تو یه دسته قرار بدین. هر چه قدر مواردی که داخل لیست نوشتین کم‌تر باشه، ذهنتون با خیال آسوده‌تری به کارها می‌پردازه.

چرا؟

چون خیالش راحته که کلی کار روش تلمبار نیست و توانایی رسیدگی به همه رو داره. البته نه به این معنی که از نوشتن بعضی موارد خودداری کنینا! منظور چیز دیگه‌ایه.

شما باید تو مصرف وقت و انرژیتون که ممکنه به خاطر تلاش برای تموم کردن یه کار و رفتن به کار دیگه، هدر بره، صرفه‌جویی کنین.

پس چه خوب که کارهایی که تو یه زمینه قرار دارن رو داخل یه گروه قرار بدین. مثلا اگه باید ایمیل‌هاتونو چک کنین، اگه 5 تا تماس کاری دارین و یا قراره به 10 نفر پیامک بزنین، سعی کنین تمام این کارها رو به ترتیب و پشت سر هم، تو یه زمان انجام بدین و البته حین این کار، دیگه نرین سراغ نوشتن فلان مقاله! یا اگه دارین مقاله می‌نویسین، کارهای مشابه رو هم در ادامه انجام بدین و توی این مدت آلارم تلفن همراه و اعلان‌های ایمیلتون رو غیرفعال کنین.

لطفا سعی نکنین 10 تا کارو همزمان با هم انجام بدین!

این مورد به ظاهر راحته واسه همین ممکنه ناراحت بشین که یکی بهتون بگه لطفا مثل بچه‌ها چندتا کارو با هم انجام نده! ولی خب حقیقته، خیلی از ما فکر می‌کنیم خیلی نابغه‌ایم اگه از برنامه‌مون فراتر بریم و جلوجلو عمل کنیم.

اما غلطه! درستش اینه که وقتی یه کاری رو انجام می‌دیم، تمام حواسمون رو فقط به اون یه کار بدیم و از کل دنیا دل بکنیم! دقیقا باید از هر چیزی غیر از اون کار دست بکشیم تا بتونیم اون رو تمام و کمال به آخر برسونیم.

مهم اینه که پای یه لیستی در میونه که قراره ما رو به دنیامون برگردونه و این دست کشیدنه، موقتیه!

وقتی ما یه کاری رو یهو قطع می‌کنیم و می‌ریم سراغ اون‌یکی، زمانی که حین این جابه‌جایی تلف می‌شه، زمانی که برای استارت کار بعدی به کار می‌بریم و زمانی که برای تمرکز حواس روی موضوع جدید خرج می‌کنیم، هدر رفتن زمان ما محسوب می‌شه و باید زودتر این عادت رو ترک کنیم. لیستمون این جا هم باعث جلوگیری از هدر رفتن وقت ما می‌شه و بهمون کمک می‌کنه تا یه سری عادت‌ها رو به کل فراموش کنیم.

به هر کار محدودیت زمانی اختصاص بدین.

بخش‌ها یکی از یکی مهم‌تر هستن؛ باید بگم که این مورد هم خیلی خیلی بااهمیته و ممکنه ندونینش! شاید برداشت شما تا الان این بوده باشه که وقتی دارین رسیدگی به کارهای مهم رو انجام می‌دین، تا هر کدوم رو کامل انجام ندادین، نباید برین سراغ موارد بعدی.

نه، این طور نیست! داشتن لیستی از کارهای روزانه بهتون کمک می‌کنه که مدیریت سرعت انجام کارها رو هم یاد بگیرین. اون وقته که خودتون متوجه می‌شین که باید با چه سرعتی پیش برین و چطور سریع عمل کنین.

نکته این جاست که باید به هر کار، تایم مشخصی اختصاص بدین و اگر زمانی نتونستین سر وقت تمومش کنین، رهاش کنین و برین سراغ مورد بعدی. واسه همینه می‌گم باید بلد باشین سرعت خودتون رو حفظ کنین تا وقت کم نیارین. در هر صورت هیچ‌وقت نباید از اصل محدودیت زمان انجام کارها غافل بشین و تا خروس‌خون نمی‌تونین پای یه کار بایستین!

(در صورت لزوم، پاراگراف زیر به صوت تبدیل شود)

برای خوش‌ذوق‌ها، اون‌هایی که همیشه به دنبال راه حل هستن:

روش‌های خیلی خوب و کارآمدی برای مدیریت زمان توی محیط کار وجود داره. مثل تکنیک پومودورو (Pomodoro Technique) که انصافا خیلی کمک‌کننده‌س. این طوری که مثلا شما میاین به هر کارتون 30 دقیقه زمان اختصاص می‌دین، واسه بعضی کارها کم‌تر یا بیشتر هم می‌تونین زمان بدین. وقتی هر دوره‌ی 30 دقیقه‌ای به اتمام می‌رسه، یه وقفه‌ی کوتاه بین کار ایجاد می‌کنین و دوباره برمی‌گردین به کار.

بعد از چهار دوره، اون وقفه رو یکم طولانی‌تر می‌کنین و بعد ادامه می‌دین. این جوری انگیزه و انرژی شما واسه تکمیل هر کاری حفظ می‌شه و می‌فهمین که زمان چه قدر باارزشه و استفاده‌ی درست از اون به معنی یک سره کار کردن یا بالعکس، یک سره استراحت کردن نیست. و یاد می‌گیرین که مسئولیت‌پذیر باشین و توی 30 دقیقه زمانی که دارین، باید و باید و باید فقط کار کنین، اون هم کار مفید.

استراحت، شیرین‌ترین شیرینی دنیا!

این بخش بیشتر از این که مهم باشه، شیرینه!

یکی از ضرورت‌های مدیریت زمان کاری اینه که باید وقفه‌های کاری رو که بالا گفته شد، بخشی جدانشدنی از خودتون و کارتون کنین. این مورد نقش شیرینی ماجرا رو داره. یعنی شما می‌دونین که یه خوراکی خوشمزه بعد از کلی زحمت و خستگی در انتظارتونه و به نوعی جایزه‌ی شما محسوب می‌شه. این شیرینی می‌تونه یه پیاده‌روی تو هوای عالی حیاط باشه، می‌تونه یه دست منچ با خانواده باشه، یا حتی سرگرم شدن با گوشی و چرخ زدن تو فضای مجازی که فکر کنم آخری رو از همه بیشتر می‌پسندین

نه گفتن رو یاد بگیرین.

صادقانه بگم، اگه نه گفتن رو بلد نباشین، هرگز مدیریت ساعات کاری رو یاد نخواهید گرفت! چرا؟ چون این فقط شمایین که می‌دونین برای چی وقت دارین، برای چی نه؛

بنابراین، اگه برای افزایش تمرکز روی کار نیاز به دست رد زدن به بعضی درخواست‌ها دارین، این کارو انجام بدین لطفا. مثلا اگه تازگیا یه پروژه قبول کردین که حس خوبی بهش ندارین یا می‌دونین به جایی نمی‌رسه، از رها کردنش نترسین! همین حالا تماس بگیرین و بگین نمی‌تونین انجامش بدین، تا هم خودتون راحت بشین و هم صاحب پروژه رو بیچاره نکنین!

مجددا برای خوش‌ذوق‌ها:

یه قانونی داریم به اسم 20/80؛ طبق این قانون، ما باید به جای انجام کلی کار که بی‌ارزش هستن یا ارزش خیلی کمی دارن، وقتمون رو صرف انجام امور کم‌تری کنیم که ارزش بیشتری دارن! یعنی کیفیت رو اولویت قرار بدیم، نه کمیت.

این قانون می‌گه 80% از اون چه ما تولید می‌کنیم و به عنوان خروجی تحویل می‌دیم، حاصل اون 20% تلاش و در واقع ورودی کار ما بوده که حالا به ثمر رسیده. پس حسابی حواستون رو به این قانون منعطف کنین و تا جایی که می‌تونین بین خوب و بد تفاوت قائل بشین.

در حفظ نظم کاری کوشا باشین.

مستقیم بریم سراغ میز کارتون! وقتی یه عالمه کاغذ و پرونده و کلاسور روی میزتونه، چه طور می‌تونین تو حفظ تمرکز کاری خودتون موفق بشین، تازه بازده بالا در محل کار هم داشته باشین؟! قطعا نشدنیه!

 

حالا بریم تو ایمیل شخصیتون. همین الان اشتراک ایمیلی سایت‌هایی که یه زمانی توشون فعالیت داشتین رو لغو کنین. شما این کارو یک بار انجام می‌دین اما اثرش رو هر روز حس می‌کنین. دیگه روزانه با ایمیل‌هایی که به هیچ دردتون نمی‌خوره کلافه نمی‌شین. درست مثل میز کارتون، می‌تونین این جا هم نظم ایجاد کنین و وسایل بی‌ربط و اضافی رو بریزین دور!

قاتل باشید!

قصه به پایان رسیده اما یادآوری یه نکته خالی از لطف نیست.

خودتون می‌دونین که قسمت عمده‌ش مربوط می‌شه به گوشیتون! تمام هشدارهای غیرضروری رو قطع کنین، گزینه‌ی نمایش پیامک‌ها رو غیر فعال کنین، صدای زنگشم قطع کنین بی‌زحمت که بدجوری حواس رو پرت می‌کنه. خلاصه هر موردی از سمت گوشیتون که قراره دست شما رو از کارتون برداره و طرف خودش ببره، به قتل برسونین تا همیشه پیروز و شاد باشین.

فراموش نکنین نه تنها برای مدیریت کارها، بلکه توی هر زمینه‌ی دیگه‌ای، برای موفقیت باید خوب بخوابین، آب کافی بنوشین و تغذیه‌ی سالم داشته باشین.

الان دیگه همه می‌دونیم که چطور به تمام کارها برسیم و یه توانایی به قدرت‌هامون اضافه شده:

توانایی خداحافظی با کمبود وقت توی محل کار

تمرین جایزه دار

خب اگه یادتون باشه راجع به ماتریس آیزنهاور حرف زدیم. یه تمرین جایزه دار داریم واستون. بیایید یه ماتریس واسه خودتون بسازید و توی اون مهم و ضروری بودن کارهاتون رو لحاظ کنید. و برای ما بفرستید. رایتینا خوشحال میشه که شما با درک چنین مفهومی بتونید زمانتون رو توی محیط کار و زندگی بهتر و بهتر مدیریت کنید. تمرین از شما جایزه از ما. 

تمرین جایزه دار
خب اگه یادتون باشه راجع به ماتریس آیزنهاور حرف زدیم. یه تمرین جایزه دار داریم واستون. بیایید یه ماتریس واسه خودتون بسازید و توی اون مهم و ضروری بودن کارهاتون رو لحاظ کنید. و برای ما بفرستید. رایتینا خوشحال میشه که شما با درک چنین مفهومی بتونید زمانتون رو توی محیط کار و زندگی بهتر و بهتر مدیریت کنید. تمرین از شما جایزه از ما.
ببخشید، برای نوشتن دیدگاه باید وارد بشوید
فهرست