تا به حال اصطلاح برون سپاری محتوا را شنیده‌اید؟ برون سپاری از آن اصطلاحاتی است که از روی ظاهرشان هم تاحدودی می‌توان به معنای آنها رسید. اما برای اینکه گیج نشوید و از همین ابتدای کار به درستی با معنای برون سپاری محتوا آشنا شوید، برای‌تان از آن و کاربردش در دنیای محتوا خواهیم گفت.
برون سپاری محتوا یعنی چی؟
بازاریابی محتوا، دنیای بسیار وسیع و گسترده‌ای دارد. اگر واقعا دوست دارید که تعداد زیادی مخاطب و همراه داشته باشید باید حجم محتوای تولیدی‌تان هم زیاد و وسیع باشد. پُست‌های شبکه‌های اجتماعی، بلاگ، محتوای بازاریابی ایمیلی، صفحات لندینگ پیج یا همان صفحات فرود و…؛ همگی نیاز به محتوا دارند.
اما چطور به تنهایی می‌توانید به تولید محتوا در سطحی وسیع بپردازید؟
سپردن بخشی از تولید محتوا به نیروهای دیگر کاری، ایده بسیار خوبی است که می‌توانید به آن فکر کنید. این روزها عناوین زیادی برای تولیدکنندگان محتوا در بازار محتوا تعریف می‌شود؛ نویسنده، ژورنالیست داده، استراتژیست، بهینه‌ساز و… . بدیهی است که همه تیم‌های تولید محتوا یا افرادی که به طور انفرادی کار می‌کنند از تجربه، مهارت یا زمان کافی برای رسیدگی به همه امور محتوا برخوردار نیستند. اینجاست که پای برون سپاری محتوا به میان می‌آید.
برون سپاری محتوا یعنی چه ؟ یعنی انجام و تولید بخشی از محتوا یا تمام آن را به تیم یا شخصی در خارج از مجموعه کاری خود بسپارید. در واقع، این اصطلاح به عنوان کمک گرفتن از نیروهای خارجی برای مدیریت بهتر تیم بازاریابی محتواست.
پیش‌نیازهای لازم برای برون سپاری محتوا چیست؟
قبل از اینکه برای برون سپاری محتوا دست به کار شوید باید به نیازها‌ی‌تان واقف باشید. قبل از هر چیز، نیاز به تعیین یک استراتژی محتوای دقیق دارید. برای تعیین این استراتژی باید بدانید که چه مهارت‌ها و توانمندی‌هایی در شخص شما یا تیم‌تان از قبل وجود دارد. با برآورد این موضوع است که می‌توانید بخشی از نیازهای خود را با به کارگیری نیروهای خارجی رفع کنید.
اگر از قبل ندانید که دقیقا چه خواسته‌ای از برون سپاری محتوا دارید، هزینه و زمان‌تان را بیهوده تلف خواهید کرد. زیرا بابت خدماتی پول می‌پردازید که شاید اصلا به آنها نیاز نداشته باشید یا از قبل در مجموعه و تیم‌تان، اشخاصی برای رسیدگی و انجام آنها وجود دارد. ضمن اینکه زمان زیادی از نیروهایی که از طریق برون سپاری به شما جذب شده‌اند هم خواهید گرفت. چون آنها دقیقا نمی‌دانند که باید چه خواسته‌ای را از شما اجابت کنند.
چه چیزهایی را برون سپاری کنید؟
بعد از اینکه استراتژی محتوای خود را به دقت تنظیم کردید باید به این فکر کنید که چه بخش‌هایی از کار محتوای‌تان را برون سپاری کنید. روی برنامه بازاریابی‌تان مروری داشته باشید و مهارت‌های اعضای تیم و خودتان را بررسی کنید. هر فعالیتی که دانش و مهارت لازم برای انجام آن در تیم‌تان وجود ندارد از ظرفیت لازم برای برون سپاری محتوا برخوردار است.
برای برون سپاری محتوا باید بدانید که نیروی دورکار به چه اطلاعاتی نیاز دارد، چگونه باید این اطلاعات را برای او شرح داد و از همه مهم‌تر، این است که نیروی دورکار باید چه ویژگی‌هایی داشته باشد که او را به استخدام خود درآورید. برون سپاری و کمک گرفتن از نویسندگان دورکار در تولید محتوا می‌تواند سرعت تولید را به شدت بالا ببرد.
بازگشت سرمایه(ROI) را ارزیابی می‌کنید؟
یکی از مسائلی که باید در هنگام برون سپاری محتوا انجام بدهید، تخمین بازگشت سرمایه در تولید استراتژی محتواست. اگر تولید پُست‌های بلاگی از تیم و مجموعه‌تان زمان زیادی می‌گیرد یا در تولید ایده‌های مختلف برای محتوا چندان خوب و خلاق نیستید، باید به برون سپاری این بخش‌ها فکر کنید.
ارزیابی بازگشت سرمایه(ROI) به شما در شناخت ابعادی از استراتژی محتوای‌تان که نیاز به برون سپاری دارد به شدت کمک خواهد کرد. با ارزیابی بازگشت سرمایه است که متوجه می‌شوید، کدام بخش از کار است که زمان زیادی از شما می‌گیرد، استرس زیادی به شما وارد می‌کند و هزینه‌های‌تان را هم بالا می‌برد.
در واقع با بررسی بخش‌های مختلف کارتان باید حساب کنید که هر قسمت از کار چه بازگشت سرمایه‌ای برای‌تان به همراه دارد و اگر بازگشتی درخور در کار نیست، نیاز به برون سپاری پیش می‌آید. یا به عبارت دقیق‌تر، بخش‌هایی از کارتان که با بازگشت سرمایه کمتری همراه بوده‌اند باید به دست نیروهای خارجی سپرده شوند.
در سنجش و تخمین زدن بازگشت سرمایه، لازم است به بخش‌هایی از کار هم دقت کنید که فرصت انجام‌شان را نداشته‌اید. آیا این بخش‌ها از ظرفیت خوبی برای به وجود آوردن بازگشت سرمایه عالی برخوردارند؟ اگر نتیجه‌ای مطلوب به همراه ندارند و بازگشت سرمایه خوبی از آنها عایدتان نمی‌شود که هیچ. باید آنها را کنار بگذارید. اگر هم که می‌توانند نتایجی مثبت برای‌تان داشته باشند و سرمایه‌گذاری‌تان را پرسود کنند، آنها را برون سپاری کنید.
در برآورد بازگشت سرمایه باید به این موضوع هم فکر کنید که لازم است، چه میزان از اطلاعات داخلی مجموعه‌تان را با نیروهی خارجی به اشتراک بگذارید. اگر اطلاعاتی محرمانه و حیاتی با نیروهای خارجی در میان گذاشته شوند، امکان به خطر افتادن استراتژی‌ها و فعالیت‌های‌تان وجود خواهد داشت. پس حواس‌تان را حسابی جمع کنید.
با روندهای تازه برون سپاری محتوا آشنا هستید؟
یکی از روش‌هایی که به شما کمک می‌کند تا در برون سپاری محتوا به موفقیت برسید، این است که بدانید ترندها(trend) یا روندهای متداول روز چیست. باید تلاش کنید که محتوایی که برون سپاری می‌کنید، مطابق روندهای جاری تولید شوند. یعنی با اخبار روز، موضوعات مورد بحث و آنچه بر سر زبان‌هاست در هماهنگی باشد.
مثلا سرمایه‌گذاری کردن روی تولید محتوا برای شبکه‌های اجتماعی مختلفی که روی بورس هستند از جمله نکاتی است که باید در نظر بگیرید. به ابزارهای به روزی که دیگران برای تولید و مدیریت محتوا از آنها بهره می‌برند هم دقت کنید.
اگر به خوبی نمی‌دانید که روندهای روز چیست باید از یک مشاور و متخصص کمک بگیرید تا به شما بگوید که نیاز به چه محتوایی برای هم‌سو شدن با روندهای تازه دارید. بعد از شناخت این روندها به سراغ برون سپاری بروید و از نیروهای خارجی کمک بگیرید.
یک دستورالعمل تولید محتوا برای نیروهای خارجی دارید؟
یک دستورالعمل تولید محتوا برای نیروهای خارجی دارید؟برای تولید محتوا در مجموعه کاری‌تان، یک دستورالعمل و راهنمای مشخص تهیه کنید. در این راهنما و دستورالعمل باید درباره ساختار، دستور زبان و لحنی که قرار است در مجموعه به کار گرفته شود به طور دقیق صحبت کنید و خواسته‌های‌تان را با نیروهای خارج از مجموعه کاملا در میان بگذارید.
این دستورالعمل باید حاوی اطلاعاتی باشد که هر یک از نیروهای خارجی مجموعه ممکن است به آن نیاز پیدا کنند. وجود چنین دستورالعمل و راهنمایی باعث می‌شود تا محتوایی منسجم برای‌تان تولید شود. برای مثال، این راهنما باید حاوی اطلاعات زیر برای برون سپاری محتوای متنی به نویسندگان دورکار و خارج از مجموعه باشد:
- جملات ساده و کوتاه بنویسید؛
- هر پاراگراف باید مضمونی مشخص و پرمحتوا داشته باشد؛
- بعد از هر ۵۰۰ کلمه از یک تصویر استفاده کنید؛
- از آمار و ارقام مستدل بهره ببرید؛
- و… .
این نکات می‌توانند نمونه‌ای از دستورالعمل‌هایی باشند که برای تولید محتوا تدوین و تنظیم می‌کنید و در اختیار نیروهایی قرار می‌دهید که بناست تا کار نگارش را برون سپاری کنند.
تدوین دستورالعمل برای آگاهی نیروهای خارجی
تولید محتوای باکیفیت، کار سختی است اما تنظیم راهنمایی مناسب برای برون سپاری محتوا از آن هم سخت‌تر است. نکات و جزئیاتی در طرح این مرام‌نامه باید رعایت شود تا نیروهای خارجی را کاملا در جریان خواسته‌های مجموعه قرار بدهد.
برای مثال، اگر از جزئیات زیادی در شرح دستورالعمل‌ها استفاده کنید، قطعا نیروهایی که امر برون سپاری را عهده‌دار هستند با سردرگمی مواجه خواهند شد. مختصر و مفید صحبت کنید و حواس‌تان باشد که این امکان را در اختیار نیروهای خارجی قرار بدهید که هر زمان هر پرسش و ابهامی برای‌شان پیش آمد به راحتی با شما در ارتباط قرار بگیرند.
به عنوان مثال این یک نوع دستورالعمل برون سپاری محتوای یکی از مجموعه هایی است که برای رایتینا فرستاده است تا دقیقا مطابق با همین دستورالعمل نویسنده های ما برای این مجموعه تولید محتوا کنند:
به هیچ وجه حضور یک ویراستار خبره را دست‌کم نگیرید
زمانی که به سراغ برون سپاری محتوا می‌روید باید یک ویراستار خبره را هم در کنار تیم‌تان داشته باشید. حتی بهترین نویسندگان و تولیدکنندگان محتوا هم نیاز به همراهی یک ویراستار دارند. وجود چنین کارشناسی باعث می‌شود تا یکپارچگی و انسجام لحن در تولید محتوای مجموعه وجود داشته باشد.
بعضی از شرکت‌ها و مجموعه‌های کاری فکر می‌کنند که تولیدکننده محتوا و نویسنده می‌تواند ویرایش مطلب را هم خودش به عهده بگیرد. شاید این صحیح باشد اما وجود یک ویراستار درون مجموعه کاری هم هزینه چندانی ندارد و هم به یکدست شدن فعالیت‌های محتوا کمک شایانی می‌کند.
استفاده از نیروهای خودی برای برون سپاری محتوا چگونه است؟
فکر نکنید که برون سپاری محتوا فقط به معنای استفاده از نیروهای خارجی است. شما می‌توانید از نیروهای کاری که در بخش‌هایی غیر از محتوا در مجموعه‌تان مشغول به فعالیت هستند هم استفاده کنید. این افراد با تیم به خوبی آشنایی دارند و استراتژی و اهداف‌تان را می‌شناسند.
به همین خاطر، گزینه‌های بسیار خوبی هستند تا وظیفه تولید محتوا را به آنها بسپارید. پس اگر از میان اعضای مجموعه کاری‌تان، افرادی در بخش‌هایی به غیر از محتوا وجود دارند که می‌توانند وظیفه تولید محتوا را به خوبی پیش ببرند، کار را به آنها برون سپاری کنید.
هزینه محتوا و برون سپاری آن چقدر است؟
هزینه محتوا و برون سپاری آن چقدر است؟در برون سپاری محتوا با دو امکان رو به رو هستید؛ استفاده از نیروهای فریلنسر یا آژانس‌ها. فریلنسرها همان نویسنده‌هایی هستند که معمولا به صورت دورکار و به شکل انفرادی برای شرکت‌های مختلف کار می‌کنند. همکاری با این متخصصان، زمانی مطلوب است که به دنبال ایجاد یک رابطه بلندمدت هستید.
آژانس‌های تولید محتوا هم شرکت‌هایی هستند که می‌توانند شما را به نیروهای فریلنسر مختلف متصل کنند. این آژانس‌ها زمانی در فرایند برون سپاری محتوا برای‌تان مناسبند که به تولید حجم زیادی مطلب نیازمند باشید.
برای تعیین نرخی که باید به تولیدکنندگان محتوا پرداخته شود، نیاز به پرس و جو در بازار و بررسی کیفی کار نویسنده دارید. گاهی‌اوقات، تولید یک محتوا بسیار سریع و ساده شکل می‌گیرد. گاهی هم نیاز به تحقیقاتی پیچیده است. به همین خاطر باید با در نظر گرفتن شرایط کاری به یک توافق منصفانه با نیروی کاری برسید که قرار است با برون سپاری محتوا به یاری مجموعه‌تان بیاید.
مزایای برون سپاری محتوا چیست؟
مزایای برون سپاری محتوا چیست و آیا این سبک از کار کردن می‌تواند به شکوفایی بیشتر مجموعه کاری‌تان کمک کند؟
پاسخ یک «بله» محکم است.
با وجود برون سپاری محتوا شما امکان صرف وقت بیشتری برای حل مسائل دیگر دارید. مثلا می‌توانید تمرکز و زمان‌تان را صرف مقوله بهینه‌سازی وبسایت یا محتوا و یا افزایش ترافیک سایت کنید یا به امور دیگر بپردازید.
هزینه برون سپاری محتوا معمولا کمتر از تولید آن در داخل مجموعه است. پس با وجود این راه‌کار یعنی برون سپاری کردن محتوا می‌توانید در زمینه امور مالی هم روند بهتری داشته باشید. ضمن اینکه با برون سپاری از عریض و طویل شدن هسته مرکزی شرکت‌تان هم جلوگیری می‌کنید و همین باعث می‌شود تا تیمی چابک و منعطف در اختیار داشته باشید.
یک تیم منعطف و پویا در برخورد با چالش‌های بازار بهتر عمل می‌کند و سریع‌تر می‌تواند خود را با تغییراتی که رخ می‌دهد به هماهنگی برساند.
- امکان رسیدگی به امور دیگر مجموعه و گذاشتن تمرکز بیشتر روی مواردی به جز محتوا؛
- کاهش هزینه‌ها با برون سپاری محتوا به نیروهای خارجی؛
- جلوگیری از عریض و طویل شدن مجموعه کاری؛
- افزایش سرعت و چابکی در شرکت؛
- افزایش امکان مبارزه با چالش‌ها و تغییرات بازار.
معایب برون سپاری محتوا چیست؟
در هنگام برون سپاری محتوا باید با معایب احتمالی و بالقوه آن هم آشنا باشید. برای مثال، بدانید که اگر در مدیریت نیروهای خارجی که محتوا را انجام می‌دهند به خوبی عمل نکنید و اطلاعاتی بیش از آنچه نیاز است در اختیارشان قرار بدهید، امکان دارد که داده‌ها و اطلاعاتی محرمانه از شرکت‌تان به خارج نفوذ پیدا کند و در بازار و میان رقبا با مشکل رو به رو شوید.
اگر راه‌های ارتباطی مناسبی برای تماس با نیروهای خارج از مجموعه در نظر نگیرید یا نیروهای منتخب‌تان برای برون سپاری محتوا به اندازه کافی خبره و مناسب نباشند، امکان دارد که سؤتفاهم‌هایی در انجام پروژه‌ها به میان آید یا اشتباهاتی در روند کار رخ دهد که اصطکاک در پروژه‌ها را زیاد می‌کند.
- فاش شدن اطلاعات محرمانه مجموعه کاری؛
- بروز سؤتفاهم میان نیروی خارجی و مجموعه داخلی؛
- بروز اشتباهات و کج‌فهمی در روند کار به دلیل نبود تماس رو در رو؛
- ایجاد اصطکاک و کُندی در روند انجام پروژه‌ها.
برون سپاری محتوا در صورتی که با مدیریت درست و کیفیت کافی دنبال شود به تیم‌های کاری کمک زیادی خواهد کرد. قبل از هر چیز باید نیازهای یک مجموعه و استراتژی‌های تولید محتوا در آن به خوبی شناسایی شوند و بعد با انتخاب نیروهای خارجی مناسب و ارائه یک دستورالعمل شفاف برای پیش‌بُرد کار با آنها وارد همکاری‌هایی پرسود شد.
بیایید با هم گفتگو کنیم : شما تجربه ای در مورد برون سپاری محتوا دارید؟ از برون سپاری تولید محتوا راضی هستید یا ناراضی ؟
